TL;DRHa tre kopior av allt viktigt, på två olika typer av lagring, varav en utanför lokalen. Automatisera säkerhetskopieringen och testa att du faktiskt kan återställa en fil minst en gång i kvartalet.
Varför backup är en rutin, inte ett projekt
De flesta småföretag har någon form av säkerhetskopia, men den är ofta manuell, gammal eller ligger på samma ställe som originalet. När datorn blir stulen, en disk går sönder eller ett utpressningsprogram krypterar filerna är det för sent att börja. En fungerande backup är något som sker av sig självt varje dag, utan att någon behöver komma ihåg det.
Regeln 3-2-1
- Tre kopiorOriginalet plus två säkerhetskopior. Går en sönder finns fortfarande två kvar.
- Två olika lagringstyperTill exempel datorns disk och en extern hårddisk eller en NAS. Samma typ av fel slår då inte ut båda.
- En kopia utanför lokalenEn molntjänst eller en disk som förvaras någon annanstans. Den skyddar mot brand, inbrott och stöld.
Plus ett: offline. Utpressningsprogram letar upp och krypterar även anslutna säkerhetskopior. Se till att minst en kopia inte är åtkomlig hela tiden, till exempel en disk som kopplas ur efter körningen eller en molnbackup med versionshistorik som inte kan raderas direkt.
Räkna ut hur mycket lagring du behöver
Uppskattningen räknar med en fullständig kopia plus ändringar för historiken och 30 procents marginal. Komprimering och deduplicering i backupprogrammet kan minska behovet.
Vad ska med?
- Dokument, bokföringsunderlag och avtal.
- E-post, om den inte redan ligger hos en leverantör som sparar historik.
- Kundregister och andra databaser.
- Webbplatsen, inklusive databas och uppladdade filer.
- Lösenordshanterarens exportfil, krypterad och förvarad säkert.
- Inställningar och licensnycklar som är svåra att återskapa.
Molntjänster är inte automatiskt backup. Filer som synkas till en molnmapp raderas eller krypteras även där om de raderas eller krypteras på datorn. Kontrollera att tjänsten har versionshistorik och papperskorg, och hur länge den sparas.
Testa återställningen
En backup som aldrig provats är bara en förhoppning. Lägg in en återkommande påminnelse varje kvartal: välj en slumpvis fil eller mapp, återställ den till en annan plats och kontrollera att den går att öppna. Skriv ner hur lång tid det tog. Det är också den siffran ni behöver veta om hela datorn skulle försvinna.
Vanliga frågor
Räcker det med en extern hårddisk?
Den är ett bra första steg, men om disken står i samma lokal som datorn skyddar den inte mot brand eller stöld. Komplettera med en kopia i molnet eller på annan plats.
Hur ofta ska backupen köras?
Minst en gång per dygn för data som ändras dagligen. Tänk på hur mycket arbete ni har råd att förlora: en dags arbete, en timmes eller en veckas.
Hur länge ska bokföringen sparas?
Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen i regel sparas i sju år. Se till att säkerhetskopiorna täcker det och att formaten går att läsa även om ni byter program.