TL;DRBörja med de uppgifter som återkommer varje vecka, följer samma steg och flyttar information mellan två system. Räkna på tidsvinsten innan du bygger, och dokumentera varje automatisering så att någon annan kan ta över.
Vad är värt att automatisera?
Många småföretag lägger timmar varje vecka på att kopiera uppgifter mellan e-post, kalkylark, bokföring och kundregister. Det är precis den sortens arbete som automatiseringsverktyg är bra på. Tre frågor avgör om en uppgift passar:
- Återkommer den ofta, minst varje vecka?
- Följer den samma steg varje gång, utan att någon behöver göra bedömningar?
- Finns informationen redan digitalt i ett system som går att koppla ihop med ett annat?
Exempel som brukar löna sig
| Uppgift | Automatisering |
|---|---|
| Nya förfrågningar via webbformulär | Skapas automatiskt som kund i CRM och bekräftas med mejl. |
| Kvitton och fakturor i inkorgen | Sparas till rätt mapp eller skickas direkt till bokföringsprogrammet. |
| Bokningar | Påminnelse till kunden dagen innan och uppföljning efteråt. |
| Rapporter | Siffror hämtas varje måndag och skickas som sammanfattning. |
| Nyanställda | Konton, behörigheter och checklista skapas från en mall. |
Räkna på tidsvinsten
Räknar med 46 arbetsveckor per år och att automatiseringen tar över hela uppgiften. Lägg gärna till lite tid för underhåll.
Bygg i fem steg
- Skriv ner dagens rutinSteg för steg, med vilka system som är inblandade och vem som gör vad.
- Förenkla förstTa bort steg som inte behövs innan du automatiserar dem.
- Bygg en minsta versionAutomatisera den del som tar mest tid och låt resten vara manuell en stund.
- Testa med riktiga exempelKör parallellt med den manuella rutinen i någon vecka.
- Dokumentera och utse en ägareVem får ett larm om något går fel, och var finns beskrivningen?
Tänk på personuppgifter. När data flyttas mellan tjänster blir automatiseringsverktyget ett personuppgiftsbiträde. Kontrollera var uppgifterna lagras, att det finns ett biträdesavtal och att bara nödvändiga fält skickas vidare.
Vanliga frågor
Behöver man kunna programmera?
Nej. Många verktyg bygger på färdiga kopplingar som du klickar ihop. Kunskap om hur data är strukturerad, som vilka fält som finns i ett formulär, räcker långt.
Vad händer när en tjänst ändras?
Kopplingar kan sluta fungera när ett system uppdateras. Se till att verktyget skickar ett meddelande när ett flöde misslyckas, och gå igenom alla automatiseringar några gånger om året.